AUDITORIA INFORMÁTICA RESUMEN EN EQUIPO
RESUMEN POR EQUIPO CONAIC
AGUSTIN PEREZ , MIGUEL MARTINEZ, JOSE ANTONIO OLMOS, ROGELIO SOTO, YESENIA HERNANDEZ.
Primer paso.
Solicitud de acreditación
Para solicitar la acreditación,
debe cumplimentar el apropiado formulario de solicitud y enviarlo a ENAC aportando
toda la documentación que se indica en el mismo. Esta documentación servirá
para conocer las características de su organización y el modo en el que se
llevan a cabo las actividades para las que solicita la acreditación y para preparar
adecuadamente la evaluación. Así mismo debe adjuntar el justificante de pago de
la tarifa de apertura de expediente de acuerdo a las Tarifas en vigor.
La información recibida por ENAC, tanto en la solicitud como a lo
largo de todo el proceso de acreditación será considerada como CONFIDENCIAL.
Alcance de acreditación
El alcance de Acreditación es una parte fundamental de la solicitud
de acreditación ya que constituirá finalmente el Anexo Técnico que acompaña al
“Certificado de Acreditación”. El solicitante de la acreditación establece el
alcance para el que desea ser acreditado en función de sus necesidades y
objetivos.
La solicitud de acreditación para
un alcance concreto es una declaración por parte de la entidad de su
competencia técnica para todas las
actividades incluidas en él y la evaluación de ENAC persigue, por tanto, determinar si la entidad es capaz de
demostrar su competencia en la totalidad del alcance declarado.
Para conocer en qué términos se
debe definir el alcance dispone de instrucciones en cada uno de los formularios
de solicitud.
Aceptación y revisión de la Solicitud
Una vez recibida la solicitud de
acreditación, ENAC revisa la
documentación suministrada con objeto de comprobar que la actividad es
susceptible de ser acreditada y comunica al solicitante el número de expediente
asignado, y el técnico responsable de coordinar su proceso de acreditación.
El técnico responsable del
expediente verifica que el alcance de las actividades a acreditar está
claramente definido y confirma que se ha aportado toda la información necesaria
para preparar y realizar adecuadamente la evaluación. Si la documentación no
fuera completa o adecuada se pedirá al solicitante que la complete.
Si todo es correcto, y antes de
iniciar la evaluación, ENAC
remite al solicitante para su aceptación un presupuesto estimado del coste del
proceso.
Designación del equipo auditor
ENAC designa, de entre sus auditores y expertos calificados, al equipo auditor
que llevará a cabo, el proceso de evaluación que contará con un auditor jefe, responsable final de la
auditoría, y tantos expertos técnicos
como sean necesarios en función de las actividades para las que la entidad
solicita la acreditación.
ENAC informa al solicitante de los nombres de los miembros del equipo auditor
y, en su caso, de la organización a la que pertenecen. Si la entidad entiende
que hay motivos que pudieran comprometer su imparcialidad puede recusarlos por
escrito, aportando los motivos.
Estudio documental
Previo a la auditoría “in situ”
se realiza un estudio de los documentos técnicos de la entidad. El informe con
el resultado del estudio se envía a la entidad para que adopte las medidas que
considere oportunas para resolver, en su caso, los problemas identificados.
Auditoría y visitas de acompañamiento
Una vez se considera
satisfactorio el estudio documental, el auditor jefe se pone en contacto con la
entidad para fijar la fecha de la auditoría y le envía un Programa de
Auditoría.
Durante la auditoría, se evalúa
el sistema de gestión de la entidad, su funcionamiento, la ejecución de las
actividades y la implantación de los requisitos de acreditación.
Con objeto de verificar la
correcta aplicación e interpretación de los procedimientos de trabajo y la
competencia técnica del personal se seleccionan actividades representativas del
alcance de acreditación para presenciar la actuación del personal técnico.
- En laboratorios de ensayo se
solicita la realización de una muestra representativa de los ensayos que
son objeto de acreditación.
- En laboratorios de
calibración, se solicita la calibración de un “patrón de transferencia”,
previamente calibrado por un laboratorio acreditado, que proporciona el
equipo auditor.
- En entidades de inspección,
certificación y verificadores se realizan visitas de acompañamiento en las
que los expertos técnicos presencian la actuación de los auditores /
inspectores.
Al final de la auditoría el
equipo auditor presentará a los representantes de la entidad un resumen de los
resultados de la investigación y las desviaciones detectadas respecto a los
criterios de acreditación.
Informe del equipo auditor
Tras la realización de la
auditoría se facilita a la entidad un informe escrito elaborado por el equipo
auditor con los resultados de la evaluación realizada.
Respuesta del solicitante
La entidad debe analizar las
causas de las desviaciones que se han detectado, revisar la repercusión que
pueden tener en el resto de actividades relacionadas y remitir a ENAC un plan de acciones correctoras,
aportando evidencias que demuestren que han recibido el tratamiento adecuado
para su resolución.
La entidad podrá alegar aquellos
extremos del informe con los que se encuentre disconforme, aportando todas las
evidencias que considere necesarias.
Las decisiones de acreditación
son tomadas por un órgano técnico independiente denominado Comisión de
Acreditación.
Para conceder la acreditación, la
Comisión de Acreditación debe obtener la confianza adecuada en que se cumplen
los requisitos de acreditación y en que las desviaciones detectadas en su caso,
han sido convenientemente tratadas. Para ello analiza la información generada
durante el proceso de evaluación y basándose en ello adopta una de estas
decisiones:
- Conceder la acreditación.
- Determinar las actividades
de evaluación extraordinarias que sean necesarias para asegurarse de la
subsanación de las desviaciones detectadas.
En caso de disconformidad con la
decisión, la entidad puede dirigirse al Comité Permanente, formulando cuantas
alegaciones tenga por oportunas.
Certificado de Acreditación
En el Certificado de Acreditación
se expresan específicamente:
- Nombre de la entidad y
número de la acreditación concedida.
- Alcance de la acreditación, por referencia a un documento llamado Anexo
Técnico al certificado.
- Fecha de entrada en vigor de
la acreditación.
La entidad acreditada tiene
derecho a hacer uso de la marca de ENAC
o referencia a su condición de acreditado en las condiciones establecidas en el
documento CEA-ENAC-01 “Criterios para la utilización de la marca ENAC o referencia a la condición de acreditado”.
Mantenimiento de la acreditación
La acreditación no es el
resultado de un proceso puntual. ENAC
evalúa regularmente a las entidades acreditadas, comprobando que mantienen su
competencia técnica mediante visitas de seguimiento y auditorías de
reevaluación. La frecuencia de las visitas se establece en función de los
resultados previos.
Seguimientos
La primera visita de seguimiento
se realiza en un plazo no superior a un año desde la concesión de la
acreditación y los siguientes seguimientos se realizan no más tarde de 18 meses
desde la última visita, notificando la fecha a la entidad con antelación.
Reevaluaciones
Transcurridos como máximo 4 años
desde la fecha inicial de acreditación se reevalua la competencia de la
entidad, realizando una auditoría equivalente a la inicial. La siguiente
auditoría de re-evaluación a la entidad se programará en un plazo no superior a
5 años desde la anterior.
Ampliación del alcance de acreditación
Las entidades acreditadas pueden
ampliar el alcance de su acreditación. Para ello deben solicitar formalmente
dicha ampliación, utilizando los formularios de solicitud.
Para evaluar esta ampliación se
aplica el proceso de evaluación ya descrito, simplificado según proceda en
función del volumen y carácter de dicha ampliación. Los costes del proceso de
evaluación pueden reducirse si la ampliación coincide con una visita de
seguimiento.
Puede consultar las tarifas
aplicables a la acreditación para los distintos esquemas (laboratorios,
inspección, certificación de producto, certificación de sistemas de
gestión,...) en la sección Tarifas.
El coste del proceso incluye una
tarifa correspondiente a la tramitación y gestión del proceso y el coste
correspondiente al número de días de auditor necesarios para llevar a cabo la
evaluación, que está en función del alcance de acreditación y las
características de la entidad.
Previo a la realización de una
evaluación, ENAC remite al
solicitante un presupuesto con el coste estimado del proceso para su
aceptación.
Las entidades acreditadas pagan
una tarifa anual por el mantenimiento de la acreditación.
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